Digitalisierung bei KMUs

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Digitalisierung ist aktuell eines der Schlagworte, die durch die (Fach-) Presse geistern. Es werden unzählige Artikel dazu geschrieben und Veranstaltungen abgehalten. Erfahrungsgemäß wird viel geredet, aber nicht immer konkrete Fragen beantwortet. Insbesondere Kleinunternehmer und kleine Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen. Die Fragen, die man sich zum Thema wohl am häufigsten stellt:

Was ist Digitalisierung?
Was kostet Digitalisierung?
Was bringt mir Digitalisierung?
Wo bleibt der Mensch?

Fangen wir klein an.

Was bedeutet eigentlich Digitalisierung?

Vereinfacht gesagt: etwas wird aus der analogen Welt in die „digitale Welt“, also in den Computer, überführt. Computer steht hier natürlich synonym für Datenverarbeitungsgeräte jeglicher Art ;). Wer bis hierhin gelesen hat, dem wird vielleicht das Wort „Datenverarbeitung“ aufgefallen sein. Das ist nämlich das Ziel der Digitalisierung, die elektronische Datenverarbeitung (EDV). Das klingt erstmal sperrig, ist aber im Prinzip sehr einfach. Und das Beste: in (fast) jedem Unternehmen wird bereits (in Teilen) digitalisiert!

Schreibt Ihr Emails oder Kurznachrichten per Mobiltelefon? Dann habt ihr sicherlich deutlich weniger Schriftverkehr per Brief als noch um die Jahrtausendwende. Kommunikation ist bereits in weiten Teilen digitalisiert. Telefonnetze werden zunehmend von analoger auf digitale Technik umgerüstet. Das tun zwar nicht die Nutzer, aber die Netzbetreiber (passive Digitalisierung). Aufgabenlisten werden schon häufig per Mobilgerät gepflegt und sind somit was? Genau, digital. All diese einfachen Beispiele zeigen, der Wandel ist, und zwar nicht erst seit gestern, im Gange.

Wenn man sich nun fragt, warum das Thema dann überhaupt diskutiert wird, tut man das nicht zu unrecht. Die elektronische Datenverarbeitung begleitet die meisten bereits seit Jahren und ist zur Selbstverständlichkeit geworden. Nun werden zunehmend nicht nur Daten, sondern komplette Geschäftsprozesse digitalisiert. Jeder Unternehmer dürfte auch hier bereits die ersten Schritte gemacht haben. Umsatzsteuervoranmeldungen werden seit über 10 Jahren – im Normalfall – elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt.

Möglichkeiten zur Digitalisierung gibt es in den meisten Unternehmen zur Genüge. Genau hier liegen aber auch die möglichen Stolpersteine. Werden nicht die richtigen oder aber zu viele Prozesse gleichzeitig, ohne hinreichende Planung, digitalisiert, kann dies zu unvorhergesehenen Problemen führen. Hierbei sind nicht nur Abhängigkeiten zwischen einzelnen Prozessen zu beachten, sondern auch sonstige Einflussfaktoren. Mit steigender Komplexität der zu digitalisierenden Prozesse steigen entsprechend die Anforderungen. Irgendwann führt kein Weg an einer externen Fachberatung vorbei.

Das führt direkt zur nächsten Frage.

Was kostet Digitalisierung?

Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Die Kostenfrage ist sehr individuell vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Als Faustregel kann jedoch gelten, daß die Kosten sich tendenziell mit der Komplexität der Unternehmensprozesse entwickeln.

Was bringt mir Digitalisierung?

Digitalisierung wird vornehmlich mit Blick auf gesteigerte Effizienz betrieben. Hierzu zählt die Reduzierung manueller Tätigkeiten und somit Entlastung der Mitarbeiter, die sich somit auf andere Dinge konzentrieren können. Gleichzeitig ist eines der Primärziele eine Kostenreduktion. Diese ergibt sich fast automatisch, wenn Mitarbeiter effizienter Arbeiten können.

Weitere Ziele wären z.B.
- (Teil-)Automatisierung (z.B. Annahme von Kundenbestellungen)
- Verbesserungen in der Kundenkommunikation (Reaktionszeiten, Dokumentation, Transparenz)
- Analyse und Optimierung interner Abläufe
- Optimierung der Beschaffung (Lagerbestände, Bestellungen)
- Optimierung in der Personal-, Material- und Produktionsplanung (im Rahmen der ERP)

Auch wenn das ganze erst einmal vielversprechend klingt, ist Vorsicht geboten. Gerade kleine Unternehmen profitieren nur bedingt und sehen sich entsprechenden Investitionen gegenüber. Hier muss bereits in der Planungsphase genau abgewogen werden welche Prozesse sich für eine Digitalisierung eigenen. Kleine Unternehmen werden kaum eine umfassende ERP-Software benötigen. Eine eigene Insellösung kann sinnvoll sein und Vorteile gegenüber Standardsoftware bieten. Größere Unternehmen, die bereits Softwarelösungen einsetzten benötigen passende Erweiterungen oder Applikationen, die vorhandene Schnittstellen nutzen können.

Wo bleibt der Mensch?

‚Digitalisierung kostet Arbeitsplätze‘ heißt es in der Boulevardpresse. Ist das so? Auch hier lässt sich das nicht pauschale beantworten. Sicher ist, daß Digitalisierung und Automatisierung Mitarbeiter entlasten können. Gerade in KMUs werden diese dann aber die gewonnene Zeit für andere Arbeiten aufwenden. Es ist zu erwarten, daß bei konstanter Personaldecke die Effizienz steigt. Mit zunehmender Unternehmensgröße, insbesondere in Unternehmen mit eigener Fertigung, bietet sich größeres Potential zur Automatisierung bei gleichzeitiger Reduktion der Personalkosten. Da aber die Digitalisierung an sich kein kurzfristiges Projekt ist, lässt sich im eine Umstrukturierung sozialverträglich planen.

Fazit

Digitalisierung bietet Chancen für Unternehmen, keine Frage. In vielen Bereichen ist die Transformation bereits in vollem Gange, auch wenn das nicht zwangsläufig jedem bewusst ist. Natürlich ist Digitalisierung keine universelle Lösung und speziell in kleinen Unternehmen oder bei Kleinunternehmern (!) auch nicht in jedem Bereich sinnvoll oder mit vertretbarem Aufwand machbar. Trotzdem kann und sollte man sich der Entwicklung nicht kategorisch verschließen.


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